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Lösen Sie das Problem der Arbeitsüberlastung! | Dr.
Piotr Wozniak,
Oktober 1999 |
Dieser Artikel erklärt das Konzept der "Taskliste" und zeigt, wie es für Zeit-Management und arbeitsbezogenes Streß-Management verwendet werden kann. Dieser Artikel gibt nur die persönliche Meinung des Autors wieder. |
Unsere Zivilisation scheint sich auf unabsehbare Zeit in einer Phase exponentiellen Wachstums zu befinden. Je mehr wir erfinden, um die Lebensqualität zu verbessern, desto mehr werden wir von den technologischen Errungenschaften überwältigt. Das Internet hat die Kommunikationserfahrung revolutioniert, aber es hat auch zu neuen Problemen wie dem Informations-Ermüdungs-Syndrom (Information Fatigue Syndrome - IFS) oder zur Internet-Sucht (Internet Addiction Disorder - IAD) geführt. E-mail hat eine Revolution in der interpersonellen Kommunikation auf allen Ebenen (Geschäft, Wissenschaft, persönlich, usw.) ausgelöst, und doch können viele von uns den regelmäßigen Zufluß von Dutzenden von Meldungen täglich nicht mehr bewältigen, obwohl jede Email ein wichtiges "Danke", eine Geschäftsidee oder eine Botschaft von einem lange aus den Augen verlorenen Freund enthalten kann. Dieser Artikel schlägt eine universelle Lösung für die das Problem der Arbeitsüberlastung im Beruf und zuhause vor.
Übermäßiger Streß
Eine der wichtigsten Aufgaben im Streß-Management ist die Vermeidung von Arbeitsüberlastung. 10% der Bevölkerung in der industrialisierten Welt leiden unter übermäßigem Streß (klinisch äußert sich das in einem Mangel an Botenstoffen im Nerven- und Hormon-System). Übermäßiger Streß beruht im wesentliche auf zwei Faktoren: (1) übermäßige Arbeitsanforderung und (2) Veränderung. Was Veränderung betrifft, sogar anscheinend angenehme Veränderungen vergrößern die Streßbelastung, wie: Heirat, Ferien, großartige Verabredung, neuer Job usw. Wer zuviel Streß hat, sollte nicht Veränderung, sondern Stabilität anstreben. Eines der besten Rezepte: Organisieren Sie Ihr Leben so regelmäßig wie ein Uhrwerk! Wenn es langweilig wird ... wenigstens wird es nicht belastend und gefährlich für ihre Gesundheit. Es ist ganz einfach, zu entscheiden, ob Streß und Veränderung positiv für Ihr Leben sind: Solange sie als angenehm empfunden werden, schaden sie sicher nicht!
Arbeitsüberlastung
Arbeitsüberlastung ist - neben Veränderungen im Leben - die wichtigste Ursache für zuviel Streß. Arbeit selbst schadet nichts. Für manche "workoholics" kann starke Beanspruchung bei der Arbeit sogar erforderlich sein, um das Gleichgewicht der Neurotransmitter im Gehirn aufrechtzuerhalten. Die schädlichen mit der Arbeit verbundenen Faktoren sind: unerfüllte Erwartungen, schnelle Veränderungen, chaotische Aufgaben in vielen Bereichen gleichzeitig, Unsicherheit, Unterbrechungen, usw. Viele Stunden, die Sie mit einer wohldefinierten Aufgabe verbringen, kann für Sie besser sein als reines Nichtstun. Andererseits kann eine einzige Stunde voller Chaos Ihre Fähigkeit beeinträchtigen , sich zu konzentrieren, nachts zu schlafen, mit Ihrem Chef zu kommunizieren, usw. Wenn Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, haben Sie unbewußt eine Reihe von Erwartungen an Ihren Arbeitstag. Wenn diese gestört werden durch Faktoren, die Sie nicht beeinflussen können, ist das Ergebnis gekennzeichnet durch unerfüllte Erwartungen und übermäßigen Streß. Hier sind einige Beispiele für Faktoren, die Ihre Erwartungen für den Arbeitstag zerstören können:
Für viele dieser Probleme gibt es einfache, bekannte und oft effiziente Lösungen:
Aufgabenlisten können Ihnen helfen, einige der genannten Probleme zu vermeiden:
Tasklisten lösen das Problem zu großer Arbeitsbelastung!
Die einzige rationale Methode, mit Aufgabenlisten zu arbeiten, ist die folgende:
Stellen Sie sich vor, sie haben $100 zu investieren und zwei Aufgaben: gemäß der einen Aufgabe kaufen Sie ein Software-Paket für $100 und verkaufen es für $105. Gemäß der anderen Aufgabe kaufen Sie eine Batterie für $1 und verkaufen sie für $2. Gemäß dem Profit-Kriterium kaufen Sie das Software-Paket. Schließlich verdienen Sie dabei $5 und nicht $1 wie im Fall der Batterie. Allerdings könnten Sie mit Ihren $100 100 Batterien kaufen und am Ende $100 Gewinn machen. In anderen Worten, Sie können Gewinn nicht als Sortierkriterium benutzen. Stattdessen wäre das Verhältnis von Gewinn/Investition ein Kriterium, das das Batteriegeschäft (Gewinn/Investition=1) sehr viel vorteilhafter als das Softwaregeschäft mit Gewinn/Investition = (Einkunft-Kosten)/Kosten = (105-100)/100 = 0.05 erscheinen läßt.
Es wird Ihnen sofort einleuchten, daß Sie neben den Kosten der Batterien auch andere Kosten berücksichtigen sollten, insbesondere die Kosten Ihrer wertvollen Zeit! Sie sehen damit, daß das Wert/Zeit-Kriterium eine andere Weise ist, das Wert/Investition-Kriterium (oder Gewinn/Investition, etc.) auszudrücken. Alle diese Größen sind einfach verschiedenen Ausdrücke für ein- und dieselbe Sache: die Effizienz Ihrer Investition.
Sind Tasklisten ein Werkzeug für Stress-Management?
Wenn Sie Tasklisten benutzen, dann brauchen Sie sich darüber, daß Ihre Aufgabenlisten auf über tausend Einträge wachsen, keine Gedanken machen! Die Benutzung einer nach rationalen Kriterien sortierten Aufgabenliste ist eine andere Weise, anzuerkennen, daß Sie nicht alles tun können, was andere gerne von Ihnen hätten! Daß Sie nicht alles tun können, was Sie selber gerne täten! Tun Sie einfach Ihr Bestes.
Vielen wird das Konzept der Taskliste deshalb nicht zusagen, weil sie einfach nicht in der Lage sind, die folgenden Größen genau abzuschätzen: den Wert der eigenen Zeit, die Dauer der Aufgaben, den Wert, der aus der Durchführung der Aufgaben resultiert, usw. Ohne genaue Bewertung werden Tasklisten zu gewissermaßen zufallssortierten Aufgabenlisten. Aber auch in so einem Fall kann die Benutzung einer Taskliste aus den folgenden Gründen immer noch empfohlen werden:
Welchen Tasklisten-Manager können Sie benutzen?
Leider kann ich Ihnen keinen einzigen PIM (Personal Information Manager) empfehlen, der es Ihnen erlaubt, Aufgabenlisten nach dem Wert/Zeit-Kriterium zu sortieren. Ich kenne keinen einzigen! Wenn Sie einen kennen, lassen Sie es mich bitte wissen!
Die gute NAchricht ist jedoch, daß unsere Schnell-Lern-Software
SuperMemo es leicht macht, Tasklisten mit Prioritäten zu versehen
und nach dem Wert/Zeit-Kriterium zu sortieren.
Der Grund, warum Tasklisten in SuperMemo zu finden
sind, besteht darin, daß sie ein grundlegendes Konzept für Implementation
der sogenannten Leselisten sind. Eine
Leseliste ist eine Taskliste, in der jede Aufgabe darin besteht, einen
Artikel zu lesen. SuperMemo 99 für
Windows benutzt Leselisten, um es dem Benutzer zu ermöglichen,
Informationen, die in elektronisch verfügbaren Artikeln enthalten
ist, mühelos in eine Form umzuwandeln, die sie für das Lernen
mit SuperMemo geeignet macht. Die Verwaltung von Tasklisten
ist das Konzept, das der Verwaltung von Leselisten in SuperMemo zugrundeliegt,
und es scheint ein wertvoller Zusatzeffekt zu sein, der Ihnen helfen kann,
Ihre Tasklisten mit SuperMemo zu bearbeiten. In anderen Worten, Sie können
SuperMemo nun für Zeitmanagement und Stress-Management verwenden!
Ich habe Tasklisten seit fast einem Jahrzehnt benutzt, und ich finde, daß die Eiführung von Tasklisten in SuperMemo eine bedeutende Erweiterung der Funktionalität des Programms ist. Ich würde mir wünschen, daß ähnliche Funktionalität in Microsoft Outlook und anderen ähnlichen Programmen eingebaut würde. Obwohl ich MS Outlook 2000 für eine sehr gute Anwendung halte, macht die Verfügbarkeit von nur drei Prioritäten in der Liste der Aufgaben diese Option in meinen Augen praktisch nutzlos.
Eintragen + Vergessen + Ausführen
Mit Tasklisten in SuperMemo brauchen Sie sich nie Sorge zu machen, daß Sie eine wichtige Idee nicht rechtzeitig wieder aufgreifen oder daß das Eintragen der Idee in Ihrem PIM Ihre Aufmerksamkeit unnötig in Anspruch nimmt und Ihre Zeit verschwendet. Tasklisten helfen Ihnen die einzige rationale und psychologisch sinnvolle Methode zur Bearbeitung von Aufgaben zu benutzen: Eintragen, Vergessen und Ausführen.
Eintragen: Sie können so viele Aufgaben
wie sie wollen eintragen, ohne sich seelisch damit zu belasten oder Ihre
Zeit zu verschwenden.
Vergessen: Sobald die Aufgabe eingetragen
ist, können Sie sie vollständig vergessen, ohne sich Sorgen zu
machen, daß Sie nicht darauf zurückkommen werden (wenn
sie nur wichtig genug ist).
Ausführen: Führen Sie die Aufgaben
in Ihrer Taskliste aus, starten Sie dabei mit den Aufgaben mit der höchsten
Priorität. Sie können zu einer gegebenen Zeit nur eine einzige
Aufgabe ausführen. Wenn Sie also die 1000 anderen Aufgaben in der
Liste unberührt lassen, können Sie doch sicher sein, daß
Sie Ihr bestes getan haben.
Um die Bewertung zu vereinfachen, könnten Sie festlegen, jeder Ihrer Aufgabenlisten den gleiche Zeitaufwand täglich zu widmen (oder zumindest wöchentlich) Z. B. sollten Sie beschließen, nicht mehr als 90 Minuten für Email, 70 Minuten für Ihre Leseliste, 40 Minuten für Ihre Liste mit weniger wichtigen Aufgaben zu investieren, usw. Dies wird Ihnen helfen, das richtige Verhältnis zwischen den Aktivitäten zu halten und es auf lange Sicht zu korrigieren, wenn es sich als nötig herausstellt.
Beispiele für Tasklisten
Wenn Sie z.B. regelmäßig Ihr Wissen über Dinge auffrischen wollen, die Ihnen in den Nachrichten, im Internet oder im Gespräch mit anderen Leuten begegnen, dann könnten Sie eine Taskliste erzeugt haben, die wie unten aussieht. Sie könnten dann etwas täglich 10 - 20 Minuten an Ihrer CD-ROM-Enzyklopädie verbringen und individuelle Einträge nachlesen und in Ihre Leseliste importieren. Durch die Benutzung einer solchen Taskliste könnten Sie vermeiden, individuelle Einträge ohne genügen Tiefgang abzuarbeiten, aber Sie könnten immer noch sicher sein, daß Sie die wichtigsten Dinge zuerst bearbeiten. Task ist der Name des Begriffs, den Sie besser verstehen wollen. Value ist der Wert in Dollar, mit dem Sie das neue Wissen bewerten. Time ist die Zeit, die Sie brauchen, um den Artikel zu finden, und in Ihrer Enzyklopädie oder im Internet (oder anderen Quellen) zu lesen. Priority sagt Ihnen, welchen Wert Sie pro Stunde Ihres Wissenserwerbs erzeugen:
Task | Value [$] | Time [hours] | Priority [$/hour] |
Descartes | 7 | 0,1 | 70 |
Newton | 13 | 0.2 | 65 |
Geschichte des Computers | 30 | 0.5 | 60 |
Saddam Hussein | 12 | 0.2 | 60 |
Tahiti | 6 | 0.1 | 60 |
Prophet Mohammed | 5.9 | 0.1 | 59 |
Logische Positivisten | 5.7 | 0.1 | 57 |
Erziehungsgeschichte | 85 | 1.5 | 56.66 |
B. F. Skinner | 11 | 0.2 | 55 |
PLO | 10 | 0.2 | 50 |
Franziskaner | 5 | 0.1 | 50 |
Mikhail Gorbachev | 10 | 0.2 | 50 |
Quantenmechanik | 30 | 0.7 | 42.86 |
Herrschaft des Terrors | 8 | 0.2 | 40 |
spina bifida | 3.9 | 0.1 | 39 |
Orthodoxes Christentum | 3.6 | 0.1 | 36 |
Tschaikowsky | 3.5 | 0.1 | 35 |
Idi Amin | 3.4 | 0.1 | 34 |
Item | Ersparnis [min] | Preis [$] | Priorität [min/$] |
SuperMemo 99 | 10 | 29.5 | 0.339 |
Scientific Discoveries channel | 8 | 38 | 0.211 |
Abonnement von PC World | 5 | 40 | 0.125 |
Elektrischer Rasierer | 2.5 | 43 | 0.058 |
CD-ROM Lexikon | 5 | 99 | 0.051 |
Wasser-Filter | 15 | 325 | 0.046 |
WinCE Computer | 21 | 500 | 0.042 |
Elektrische Waage | 1.5 | 39 | 0.038 |
Neue In-line Skates | 1.2 | 200 | 0.006 |
Künstler und Titel | Rang-Wert des Songs [$] | Preis [$] | Wert/Preis [$/$] |
Zapp - Zapp | 44 | 16 | 2,75 |
Bar-Kays - Money talks | 38 | 14 | 2.714 |
Tower Of Power - We Came To Play | 32 | 15 | 2.133 |
The Birth of Cool Funk | 19 | 9 | 2.111 |
LTD - Togetherness | 25 | 14 | 1.786 |
Fatback - Fattest of Fatback | 21 | 12 | 1.75 |
Brass Construction - Get up to get down | 22 | 13 | 1.692 |
Graham Central Station - Ain't no bout-a-doubt it | 22 | 13 | 1.692 |
Was not Was - Dad, I'm in jail | 31 | 19 | 1.632 |
Zum Beispiel umfaßt die Taskliste zur Implementation von SuperMemo über 2000 Aufgaben. Die meisten Ideen kommen von Benutzern von SuperMemo, aber nur ein kleiner Teil kann wirklich berücksichtigt werden wegen der Beschränkungen des Implementations-Zyklus in Form von Ressourcen, Zeit, Terminen usw. Der Implementationszyklus beginnt mit der Entscheidung über die entscheidenden neuen Funktionen, die die neue Version aufweisen soll (z.B. Leselisten in SuperMemo 99). Sobald diese entworfen und in Rohform programmiert sind, folgt die weitere Entwicklung strikt nach der Entwicklungs-Taskliste. Schrittweise wird die Liste, die über 2000 Punkte umfaßt, verkürzt, indem neue Eigenschaften in SuperMemo eingebaut werden oder indem Aufgaben auf die nächste Version verschoben werden (und in einer separaten Taskliste gespeichert werden). Sobald SuperMemo in den Betatest geht, werden alle weiteren Features, die keine Fehlerkorrekturen sind, in die Taskliste für die nächste Version verschoben. Well schließlich alle Fehlerkorrekturen beendet sind, ist die Taskliste für diese Version von SuperMemo leer, und eine neue Version von SuperMemo ist bereit zur Produktion. Die Taskliste für die nächste Version enthält alle neuen Vorschläge der Beta-Tester und Kunden sowie die lange Liste der Aufgaben, die in der letzten Version nicht eingebaut werden konnten.
Ein wichtiges Beispiel einer Taskliste ist die Taskliste mit den Aufgaben für Ihre Mitarbeiter (für jeden Mitarbeiter sollten sie eine eigenen Taskliste in Ihrer Wissensdatenbank haben). Der Wert der Aufgabe kann in natürlicher Weise in Dollar (oder jeder anderen Währung) gemessen werden. Die Eintragung in das Zeit-Feld ist dagegen komplizierter. Wenn Sie Ihre eingene Zeit als sehr wertvoll betrachten, dann könnten Sie beschließen, nur den Zeitaufwand zu berücksichtigen, der Ihnen durch das Erklären und das Beaufsichtigen der Aufgabe und Prüfung des Ergebnisses entsteht. Dies führt jedoch dazu, daß sie bevorzugt solche Aufgaben auswählen, die einen hohen Wert haben und nur wenig Ihrer Aufmerksamkeit erfordern, andererseits aber sehr langwierig und unökonomisch sind. Auf diese Weise kann es geschehen, daß Sie einen Angestellten für lange Zeit loswerden, indem Sie ihm eine langwierige Aufgabe übertragen, die Stunden oder Tage dauern kann. Es kostet Sie nicht viel, außer daß Sie mit der Zeit Ihres Mitarbeiters verschwenderisch umgehen. Natürlich können Sie auch nicht nur den Zeitaufwand Ihres Mitarbeiters als Maßstab für den Zeitaufwand nehmen, da ihr eigener Zeitaufwand sicher nicht vernachlässigbar ist. Die einzige vernünftige Lösung ist hier, daß Sie Ihren Zeitaufwand und den des Mitarbeiters für die Durchführung der Aufgabe kombinieren Natürlich werden Sie dabei Ihren eigenen Zeitaufwand mit einem angemessenen Faktor multiplizieren wollen, um zu berücksichtigen, daß Ihnen Ihr Zeitaufwand wertvoller ist als der des Mitarbeiters. Ein Unterschied von einem Faktor 10 wäre nicht ungewöhnlich. Es ist das Privileg des Chefs, sich wichtig zu fühlen. Eine andere praktische Lösung wäre es, Ihren Zeitaufwand sowie den Ihres Mitarbeiters in Dollar umzurechnen und beide Zahlen zu addieren.
Die Zahl der Anwendungsmöglichkeiten von Tasklisten ist endlos. Sie können damit Dinge bearbeiten, die Sie im Internet nachschlagen wollen, Ihre Gartenarbeit planen, die Wünsche Ihrer Frau, was im Haus repariert werden soll, Briefe, die geschrieben werden müssen, Bücher, die Sie kaufen wollen und vieles mehr. Sie können sogar Ihre eigenen Pop-Charts in einer Taskliste verwalten (wobei Sie das Zeit-Feld ignorieren). Sobald Sie ein Gefühl für Ihren Zeitbedarf und den Wert der Dinge entwickelt haben, werden Sie Tasklisten als unverzichtbar betrachten. Mit Tasklisten können Sie immer das ruhige Gefühl haben, die Dinge optimal zu tun: bei der Arbeit und privat zuhause.
Wenn Sie ein interessantes Beispiel für eine Taskliste haben, schreiben Sie mir
Um mehr über die Wissenschaft des Stress managements zu erfahren, lesen Sie: The Medical Basis of Stress, Depression, Anxiety, Sleep Problems, and Drug Use
Sie können SuperMemo
99 für Windows benutzen, um eine Reihe von Tasklisten zu verwalten.
Für weitere Details lesen Sie: Tasklist
Manager
Dies ist ein Beispiel einer Taskliste in SuperMemo
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